Hurra, Systemeinführung abgeschlossen! Mission Accomplished. Echt jetzt?

Wenn auch mit Abstand und vor Monitoren, knallen rund um den Globus jeden Tag unzählige Male die Sektkorken: der nächste digitale Meilenstein wurde erreicht, zahlreichen Verschiebungen und Verzögerungen zum Trotz ist das globale System in der Produktivumgebung live geschaltet und kann ab sofort genutzt werden. Das Projektteam verschnauft kurz und wendet sich der nächsten Aufgabe zu.

Aber, da war doch noch was. Richtig, die User müssen es ja auch noch nutzen. Sicher, von technischer Seite funktioniert die neue Lösung fast perfekt. Es gilt nur noch die üblichen Kinderkrankheiten zu beseitigen. Das passiert in der folgenden Hypercare-Phase. Auch Umfragen zeigen große Zufriedenheit innerhalb des Projektes und bei den Endnutzern.

Aber generiert die Umstellung wirklich einen echten Mehrwert?

Häufig werden gefeierte neue Systeme nämlich nur oberflächlich genutzt. In den Büros und vielen Teams bleibt man in der täglichen Arbeit lieber beim Alten oder baut sich gar Umwege, um den neuen Lösungsweg – und sei es im guten alten Excel.

So stellte man beispielsweise bei einer globalen Einführung einer Recruiting- und Talentmanagementsoftware in einem weltweit agierenden Konzern fest, dass die neue Lösung zwar reichlich mit Daten gefüttert wurde, so dass es nach einem vollen Erfolg aussah. Allerdings waren große Teile dieser Daten schlicht künstlich hergestellt. Ein vermeintlicher Nutzen der Software wurde schlicht vorgegaukelt oder Daten stammten aus anderen genutzten Lösungen und wurden lediglich in Doppelarbeit parallel in das neue Tool hochgeladen – Stichwort Schatten-IT.

Nach einer großen McAfee Studie ist es heute sogar für einen Mitarbeiter leichter denn je, eine Ausweichlösung zu nutzen. Früher wurden komplizierte Excel-Makros gebaut, während heute einfach und schnell durch Cloudlösungen Abhilfe geschaffen werden kann.

IT Budgets steigen trotzdem kontinuierlich. Und laut einer Capgemini-Umfrage stehen viele Unternehmen vor großen Systemeinführungen bzw. Updates in geschäftskritischen und cross-funktionalen Bereichen. Es muss die Frage gestellt werden, wie man ein solch großes Unterfangen so aufsetzt, dass am Ende nicht nur die technische Lösung steht, sondern diese auch effizient und sicher durch die Anwender genutzt wird.
Was muss also getan werden, um eine Einführung nicht nur von technischer Seite aus erfolgreich zu machen?

Eine Checkliste:

• Wissen, was gebraucht wird: Am Anfang steht die genaue Aufnahme der Business Requirements, um den tatsächlichen, potenziellen Nutzen schon vor Projektdesign punktgenau zu erfassen
• Um ein solches Alignement von IT und Business zu ermöglichen ist natürlich die frühzeitige und enge Einbindung der Fachbereiche möglichst unerlässlich;
• Es ist dann, gerade in globalen Organisationen, eine wichtige und anspruchsvolle Aufgabe des Digitalisierungsteams, die richtige Balance aus individuellen, auch regionalen Anforderungen und notwendigen allgemeinen Standards zu finden;
• Vor dem tatsächlichen Go-Live heißt es, gemeinsam mit dem Business, testen, testen, testen;
• OR der operativen Einführung sollten gemeinsam mit Business und Management harte KPIs wie ein Nutzungs-Tracking definiert werden und auch entsprechende Bereichsziele hinterlegt werden;
• Eine umfangreiche und zielgruppengenau geschneiderte Kommunikation, auch deutlich über den Tag der Einführung hinaus, vermittelt jedem einzelnen User den individuellen Nutzen des neuen Systems
• In der Kommunikation gilt es Brückenköpfe und Multiplikatoren unternehmensweit einzusetzen und mit auf die Zielerreichung zu verpflichten; die Kommunikation sollte ein kluger Mix aus Kontinuität, Originalität und Wertschätzung durch das (Top)Management sein
• Klare und möglichst streng terminierte Decommissioning-Roadmap für Alt-Systeme entsorgt Ballast.