Die Entwicklung und konkrete Implementierung einer KI-Strategie

Nach dem Hype ist vor dem Hype? Künstliche Intelligenz (KI) ist der „flavour of the season“. Kaum ein Tag vergeht, an dem nicht entweder wahre Wunderdinge propagiert oder Horrorszenarien massenhafter Jobverluste aufgrund neuester Entwicklungen im Bereich von KI medial postuliert werden. Abseits von Hype und Hysterie ist klar: Die Chancen, welche durch KI entstehen, sind immens, schwer abschätzbar und rasant in ihrer Entwicklung. Diese stark disruptive Technologie trifft auf sehr heterogene Unternehmenswelten, in denen der Grad der Digitalisierung unterschiedlich stark ausgeprägt ist.

Genau wie eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie, wird auch vor dem Einsatz von KI ein genauer und individueller Blick auf die Bedürfnisse und Voraussetzungen eines Unternehmens benötigt. Erst nach dieser Analyse ist die Entwicklung einer KI-Strategie nicht nur sinnvoll, sondern auch unerlässlich, will man sich nicht verzetteln und jede Menge Geld und Ressourcen verbrennen.

Leider ist dennoch oft folgendes Szenario zu beobachten: eine Vielzahl schöner Folien wird erstellt, viele Buzzwords werden verwendet, eine Horde an Papiertigern zieht durch die Organisation – alles für eine Vision, die nicht zum Leben erweckt wird. Zur praktischen und vor allem erfolgreichen Umsetzung gelangt tatsächlich nur ein Bruchteil.

Wie können Unternehmen ein solches digitales Rattenrennen vermeiden und stattdessen planvoll und nachhaltig die Potenziale neuer Technologien nutzen? Wie erarbeitet man eine konkrete Strategie und wie setzt man sie erfolgreich um, um tatsächlichen Mehrwert für die Organisation zu schaffen?

Wie eine KI-Strategie entwickelt und zum Leben erweckt werden kann

Eingangs sollte jedes Unternehmen seine digitalen Hausaufgaben gemacht haben. Dazu gehört die detaillierte und schonungslos ehrliche Auseinandersetzung mit der vorhandenen Datenqualität und den Standards der eigenen Data Governance mit der notwendigen Disziplin, Transparenz und einem langen Atem. Denn der zentrale Fokus sollte im Verständnis der gesamten Organisation auf und für die Wichtigkeit von Daten liegen.

Zu groß angelegte Initiativen bei der Erarbeitung einer Datenstrategie sollten tunlichst vermieden werden. Projekte laufen ansonsten Gefahr , ihr eigentliches Ziel, sprich die Sicherung der Zukunftsfähigkeit des Unternehmens durch den konkreten Einsatz von KI, nicht zu erreichen. Der Fokus sollte zu Beginn auf der Etablierung eines einheitlichen Verständnisses für die Themen Datenstrategie und Data-Governance in der Organisation liegen. Es gilt
einen klaren Rahmen zu schaffen, in dem diese Themen stringent und effizient bearbeitet werden können.

1. Analyse & Einordnung
Die Reifegradanalyse von BlueMind_ ermöglicht es, die organisatorischen Gegebenheiten dediziert zu beurteilen und die notwendigen Voraussetzungen zu ermitteln. Hierbei geht es vor allem darum, in einem frühen Stadium Gaps in der (Infra-) Struktur zu identifizieren sowie den Reifegrad der Organisation für den Einsatz von KI zu verstehen und zu bewerten. Darüber hinaus wird der Zusammenhang und die Kongruenz zwischen Unternehmensstrategie und den korrespondierenden -zielen, mit dem möglichen Mehrwert, der durch KI erzielt werden kann, hergestellt. Mehrwert bezieht sich in diesem Kontext immer auf den Added Value für die Kundengruppe des Unternehmens. Dies können interne Kunden, also Mitarbeitende, sowie externe Endkunden sein. Im Rahmen einer dedizierten Workshop-Reihe mit verschiedenen Stakeholdern aus allen Bereichen der gesamten Organisation sollte diese Fragestellung bearbeitet und gemeinsam beantwortet werden. Die richtige Kommunikation und das stetige Involvieren der verschiedenen Stakeholder spielt bereits in dieser frühen Phase eine Schlüsselrolle, um den Praxisbezug stets zu gewährleisten. Im Rahmen dieser Phase wird der Grundstein für das Vertrauen in die KI-Strategie gelegt, sowie deutlich gemacht, dass KI kein reines IT-Thema ist, sondern eines, dass alle Bereiche und Mitarbeitenden quer durch die Organisation betrifft und deren Mithilfe benötigt

2. Vision & Ziele
Basierend auf der Antwort auf die Frage, wie KI auf die Erreichung der Unternehmensziele einzahlen kann, wird im nächsten Schritt eine klare KI-Vision erarbeitet. Auch dies sollte keinesfalls im stillen Kämmerlein unter IT-Mitarbeitenden passieren, sondern mit Einbindung eines cross-funktionalen KI-Teams, in welchem das gesamte Ökosystem des Unternehmens repräsentiert ist. Die IT-Organisation kann hierbei als treibende Kraft der KI- Transformation fungieren. Im Rahmen der Strategie-Entwicklung ist es von höchster Relevanz ein Gefühl der Verantwortung bei allen Beteiligten und vor allem auf der Ebene der Entscheider zu etablieren. Zentrale Säulen der KI-Strategie sowie des KI-Nordsterns sind Antworten auf folgende Fragen:
• Wo stehen wir in 5 Jahren?
• Wo liegen unsere größten Hebel?
• Was wollen wir durch KI erreichen: Umsatzsteigerung, Kostensenkung, höhere Produktivität?

Im darauffolgenden Schritt wird die Strategie auf konkrete Ziele heruntergebrochen und diese wiederum definiert. Diese Ziele stellen sicher, dass die Organisation an der Strategie ausgerichtet agiert und ermöglicht die Beurteilung, ob die Organisation auf dem richtigen Weg ist die Vision zu erreichen. Es ist essenziell bereits zu diesem Zeitpunkt einen klaren Fokus zu setzen und einen Plan dafür zu erarbeiten, wie die gesamte Organisation auf die Reise mitgenommen werden kann und wie die Menschen für die gesteckten Ziele begeistert werden können. Von den formulierten Zielen werden entsprechende Handlungsfelder und konkrete Aktivitäten abgeleitet, um die angestrebten Potenziale zu heben. Bereits laufende Projekte und Proofs of Concept (PoC) gilt es sinnvoll in die neu entstandenen Handlungsfelder zu integrieren. Auch hier ist Disziplin und Transparenz in der Kommunikation ein Schlüsselfaktor.

3. Leitplanken & Speed-Boote
Sind Vision und Ziele gesetzt, gilt es klare Leitplanken zu definieren, in deren Rahmen KI um- und eingesetzt werden soll. Hierbei geht es sowohl um technische als auch um menschliche Parameter, welche sinnhaft zusammengeführt werden müssen. Die aufgestellten Leitplanken beinhalten Grundsätze und fundamentale Werte, an denen sich die Organisation verlässlich orientieren kann und anhand welcher Entscheidungen getroffen werden. Dies sorgt nicht nur für Transparenz und Nachvollziehbarkeit, sondern baut gleichermaßen Ängste und emotionale Barrieren ab.

In dieser Phase lässt sich von den Handlungsfeldern ein individuelles KI-Portfolio, welches laufende und zukünftige PoCs umfassen sollte, ableiten. Durch das Konkretisieren des KI-Einsatzes in Form von kleinen PoCs und reellen Use Cases, kann die Organisation lernen und dem Ziel Schritt für Schritt näherkommen.

Praktische Einsatzmöglichkeiten von KI in der IT-Organisation

Wie können solche Use Cases und PoCs konkret aussehen? Eine der einfachsten Möglichkeiten KI zu nutzen, um einen Mehrwert für die Organisation zu erzielen, Erfahrungen zu sammeln und KI-Kompetenzen aufzubauen, bietet das Automatisieren von KI-basierten Test Cases im Rahmen der Software-Entwicklung. Einen weiteren Anwendungsfall liefert das Feld der Cybersecurity. Mit Hilfe von KI-gestützten Systemen können Anomalien und verdächtiges Verhalten frühzeitig erkannt und proaktiv beseitigt werden. Die IT-Organisation sollte dazu befähigt werden, die eigene Arbeit vorbildhaft durch KI zu optimieren, um eine steile Lernkurve zu ermöglichen und Kompetenzen aufzubauen.

Praktische Einsatzmöglichkeiten von KI im Business

Auch in speziellen Geschäftsbereichen gibt es eine Vielzahl von Anwendungsfällen, beispielweise das Einsparen von R&D-Kosten durch die Erstellung von Datenbanken aus theoretischem Wissen der Wissenschaft und Literatur, kombiniert mit den Ergebnissen praktischer Versuche und Experimente. Unseren Erkenntnissen nach, konnte diese exemplarische R&D-Abteilung einen Großteil ihrer R&D-Kosten durch KI-Einsatz einsparen – ein eindeutiger Quick Win durch KI!

Praktische Einsatzmöglichkeiten von KI in der Einkaufsorganisation

Eins der klassischen Einsatzgebiete von KI im Einkauf stellt ein KI-basiertes Lieferantenmanagement dar. Durch die Analyse der verschiedenen Lieferantendaten und das Erkennen von Mustern und Trends, können jegliche Verhandlungen positiv beeinflusst werden – Mitarbeiter erfahren den Nutzen von KI in der täglichen Arbeit.

Neben den hier aufgezeigten Use Cases gibt es eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten in nahezu allen Unternehmenseinheiten, mit Hilfe von KI einen zusätzlichen Mehrwert zu schaffen, die Produktivität zu erhöhen und Kosten einzusparen. Wichtig dabei zu bedenken ist, dass es keinen „One-size-fits-all“-Ansatz gibt, sondern es immer einer individuellen Betrachtung im Rahmen der KI-Strategie-Entwicklung bedarf.

BlueMind_ Tipp:

Falls Sie sich noch nicht mit unternehmensinternen KI-Services wie Copilot & Co. beschäftigen, fangen Sie jetzt damit an! Am besten identifizieren die Mitarbeitenden die Use Cases für KI selbst, abgeleitet aus ihrem Arbeitsalltag – dies erhöht die Akzeptanz immens.

4. KI-Governance
Im letzten Schritt der KI-Strategie-Entwicklung gilt es, eine kluge Governance zu etablieren. Zum einen schaffen klare Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse die Grundlage, um KI einfach und schnell einsetzen zu können. Zum anderen bilden sie Aspekte aus den Bereichen Datenschutz, Cybersecurity und Ethik verlässlich ab. Eine KI-Governance gibt der Organisation die legislative Struktur, in der sie explorieren und florieren kann. Auch in diesem Fall gilt es eine individuelle Betrachtung und Modellierung, basierend auf den gegebenen Rahmenparametern, vorzunehmen.

5. Von der Vision zur praktischen Umsetzung
Eine kluge KI-Strategie ist der Plan, wie man eine Organisation zukunftsfähig macht. Die große Kunst besteht in der Überführung von der Theorie in die Praxis. Hierfür gibt es verschiedene Erfolgsfaktoren, die unbedingt zu berücksichtigen sind, damit die KI-Strategie nicht zum digitalen
Papiertiger verkommt:

„Dream big. Start small. But most of all start” – Simon Sinek

Sie brauchen eine Vision, einen Nordstern für ihre Organisation, um die Menschen zu begeistern und mitzunehmen. Legen Sie großen Wert auf eine ebenso kontinuierliche wie abwechslungsreiche Kommunikation, um das gesamte Team mit auf die Reise zu nehmen – dream big. Seien Sie nicht ängstlich, lassen Sie die Menschen (sich) ausprobieren. Legen Sie den Fokus auf viele kleine, verschiedenartige PoCs, um zu experimentieren und zu lernen – start small. Durch eine klare KI-Strategie mit den korrespondierenden Leitplanken geben sie der Organisation, dem Vorstand und allen beteiligten Gremien die Sicherheit, dass letztlich zwar agil, aber auch in geregelten Bahnen exploriert wird.

Leadership

Ihre Führungskräfte mit ihren Skills, ihrer Überzeugung, Motivation und Kommunikation sind der Schlüssel zum KI-Erfolg. KI wird – auch wenn es widersprüchlich klingen mag – Empathie und zwischenmenschliche Beziehungen in der Organisation noch wichtiger machen. Es ist unabdingbar, dass Menschen begleitet, unterstützt und gefördert werden. Für einen Teil der Mitarbeitenden ist das Thema KI aus Angst negativ belegt. Diese Angst gilt es ihnen zu nehmen. Dies verlangt Haltung, neue Grundannahmen und Skills für Leader. Sie brauchen Menschen mit dem richtigen Mindset für Veränderung durch KI. Lassen Sie sich also nicht durch Kompetenzen auf dem Papier blenden.

Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation

Kommunizieren Sie offen mit Ihrer Organisation! Erklären Sie warum Sie etwas (neu) machen. Erklären Sie wie Sie etwas machen. Ein Town Hall Meeting einmal im halben Jahr wird Ihre Organisation nicht abholen. Seien Sie kreativ und überlegen Sie, welche verschiedenen Kanäle Sie brauchen, um den Großteil Ihrer Organisation zu erreichen

Vom Papiertiger zur ausgewachsenen Großkatze

So gut wie allen Unternehmen ist bewusst, dass der Einsatz von KI einen wesentlichen Einfluss auf ihre Zukunftsfähigkeit hat. Doch wie zuvor beschrieben wird diese Erkenntnis allein die Zukunftsfähigkeit nicht sichern. Um KI sinnvoll, praxisorientiert und mehrwertstiftend einzusetzen, bedarf es der Entwicklung einer klaren KI-Strategie kombiniert mit einem hohen Maß an Empathie und der Einbindung des Faktors Mensch. Nur wem diese Kombination gelingt, wird sicherstellen können, dass die KI-Strategie erfolgreich umgesetzt und das volle KI-Potenzial ausgeschöpft werden kann und das Unternehmen somit für die zukünftigen Herausforderungen und Wettbewerbe gewappnet ist.