HR-Stammdaten-Management

HR als zentrale Funktion: Ohne vernünftiges Stammdaten-Management droht der Systemkollaps

Gerade in Zeiten des globalen und dezentralen Arbeitens sind gute HR-Stammdaten unerlässlich für das Verständnis, wie der Lebenszyklus eines Mitarbeiters aussieht und an welchen Stellschrauben man drehen kann, um diesen zu verbessern. Das fängt bei der Rekrutierung mit der Erfassung der Bewerberdaten an, geht über das folgende Onboarding, die Weiterentwicklung bis schlussendlich zu einem möglichen Offboarding und somit dem Ende des Mitarbeiterlebenszyklus. HR-Stammdaten-Management und die dazugehörigen Systeme reduzieren nicht nur den Papierkram, sondern schaffen mehr Effizienz in ansonsten zeitraubenden Prozessen. Weiterhin bieten sie Managern und Mitarbeitern Self-Service-Möglich-
keiten und, was noch wichtiger ist, können dabei unterstützen, dass kritische HR-Daten sicher und rechtskonform abgelegt sind. Um diese viel beleuchtete Thematik soll es in diesem Artikel allerdings nicht gehen. Vielmehr sehen wir uns einmal an, welche wichtige Rolle HR-Stammdaten für die IT und deren Digitalisierungsinitiativen spielen und warum gerade in groß angelegten Systemimplementierungen gefährliche Stolpersteine liegen, die teilweise zu großen Verzögerungen führen können.

Warum sind HR-Stammdaten so bedeutsam für andere Systeme?

Eine moderne Systemlandschaft in Unternehmen ist via standardisierter Schnittstellen mehr und mehr miteinander vernetzt. So werden im System beispielsweise Informationen ausgetauscht oder übergreifende Workflows realisiert. Man kann sich die Wertschöpfungskette eines solchen digitalen Prozesses wie ein Fließband vorstellen, an dem an gewissen Stellen verschiedene Mitarbeiter virtuell zusammenarbeiten. Ein solcher Prozess kann aber nur funktionieren, wenn neben den technischen Hürden und der notwendigen Funktionalität auch die am Prozess beteiligten Mitarbeiter bekannt sind und auf Grund ihrer Tätigkeit entsprechende Rechte innerhalb der Software eingeräumt bekommen. Diese Informationen müssen zentral durch ein HR-Stammdaten-Management-System bereitgestellt werden, da andernfalls in jedem anderen System innerhalb des Prozesses manuell Informationen über die Mitarbeiter, deren Rolle, deren Berechtigungen etc. vorgehalten werden müssen. Was in einem kleinen Unternehmen mit ein paar Dutzend Mitarbeitern noch
als lästiger administrativer Aufwand abgetan werden kann, wird mit zunehmender Unternehmensgröße zum unlösbaren Problem.

Ein Beispiel:

Wenn bei einer globalen S / 4 HANA-Einführung auf hierarchiebasierte Workflows zurückgegriffen werden soll, müssen diese Informationen bereits in der Implementierungsphase spätestens beim Testing bereitstehen, um die definierten Prozessschritte erfolgreich durchführen zu können. Ein statisches Vorhalten der Daten innerhalb des Systems selbst ist grundsätzlich zwar möglich, aber in der Praxis kaum realisierbar, da sich bei unternehmensweit eingesetzten Systemen die Mitarbeiter und Hierarchien häufig und mit so hoher Frequenz ändern, dass es schlussendlich zu einem Datenschiefstand in verschiedenen Systemen führt – der Kollaps droht. Nur eine konsequente Fokussierung auf einen zentralen HR-Stammdatensatz, der via Interface an alle anderen Systeme, die HR-Stammdaten benötigen – und das sind nicht gerade wenige – zuverlässig und mit einer hohen Frequenz verteilt wird, ermöglicht die Bedürfnisse aller Systeme hinsichtlich der HR-Stammdaten mit einem hohen Automatisierungsgrad zu decken.

Ein weiterer, nicht zu unterschätzender Vorteil ist die Tatsache, dass im Zusammenspiel mit einem zentral angeschlossenen Identity Management auch Zugriffe auf lokale Systeme und globale Anwendungen entsprechend den HR-Stammdaten erteilt und auch entzogen werden können. Dies erleichtert das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern und erhöht die Flexibilität der Belegschaft ohne Prozesse auszubremsen.

Welche Anforderungen an HR-Stammdaten bestehen?

Zunächst einmal gilt: Den perfekten HR-Stammdatensatz für jedes Unternehmen gibt es nicht und die Geschwindigkeit, mit der sich diese Daten ändern, ist auf Grund hoher Fluktuation und agiler Entwicklung schneller als je zuvor. Zusätzlich sind, je nach eingesetzten Systemen in der Systemlandschaft, unterschiedliche Datensätze von Bedeutung.

Aus struktureller Sicht wird bei den Stammdaten häufig zwischen dem sich direkt auf den Mitarbeiter und seine persönlichen Daten bezogenen „Mitarbeiterprofil“, dem hierarchiebezogenen„Organization & Position Management“ sowie den für die Gehaltsabrechnung relevanten „Payroll Data“ und „Benefits“ unterschieden. Diese Informationssilos stellen die Basis für die HR-Stammdaten dar und können sich – wie erwähnt – in den detaillierten Datenfeldern unterscheiden.

Ergänzend zu der Datenstruktur sind selbstverständlich auch noch die folgenden Aspekte zu berücksichtigen:

• Aktualität und Aktualisierung der StammdatenWie sieht hierzu der Prozess aus und wie laufen Prüfmechanismen ab? Gibt es die Möglichkeit für Mitarbeiter Teile der Daten mittels eines konfigurierten ESS (Employee-Self-Service) selbst zu verwalten oder wird es zentral über beispielsweise ein Service Center gesteuert.
• Globale StandardisierungSind die Datenstrukturen global definiert und eingeführt? Sind Felder klar als verpflichtend und optional gekennzeichnet? Gibt es länderspezifische Felder, die für die entsprechenden Länder notwendig sind, aber global keine Relevanz haben? Sind globale Zugriffe geklärt und können diese Daten für weitere Systeme verwendet werden?
• Stammdaten-GovernanceGibt es einen globalen Owner für die HR-Stammdaten, welcher für die Integrität der Struktur, die Datenqualität und Veränderungen die Verantwortung trägt? Sind die Interfaces klar definiert und dokumentiert?

Fazit

Erfahrungen aus Systemimplementierungen zeigen, dass in Unternehmen mit einem etablierten und strukturierten HR-Stamm-daten-Management, das den vorher genannten Kriterien entspricht, die Einführung neuer Systeme in die Systemlandschaft einfacher gelingt, als in Unternehmen in denen diese HR-Kernkompetenz nur rudimentär oder gar nicht existiert. Es gilt, wie bei Stammdaten anderer Abteilungen auch, der „Single-Point-of-Truth“-Ansatz. Der Einsatz von marktüblichen HR-Stamm-daten-Management-Systemen mit gängigen bidirektionalen APIs erleichtert zudem weiterhin die Verteilung und den Empfang der Daten an und von anderen Systemen. Aber auch ein Wort der Warnung ist angebracht: HR-Stammdaten beinhalten personenbezogene Daten, die aus Datenschutzsicht schützenswert sind und somit immer mit der notwendigen Vorsicht behandelt werden sollten – insbesondere, wenn sie auf globaler Ebene außerhalb des HR Master Data Management-Systems verwendet werden.